Probleme erkennen. Prozesse verstehen. Lösungen finden.

2.500 Seiten werden jetzt bei BUHL über einen zentralen Redaktionsprozess gesteuert und produziert!

BUHL Data Service GmbH ist Marktführer auf den Gebieten Softwarelösungen in den Bereichen Steuern, Finanzen, Business, Sicherheit und Multimedia. Neben den Software-Produkten verlegt Buhl Data Service auch Publikationen wie z.B. Handbücher der Software-Produkte und Steuerratgeber.


Aufgabenstellung

Die Zusammenarbeit zwischen der P7 und BUHL hat sich in den vergangenen Jahren auf die Produktion des jährlich erscheinenden Steuerratgebers beschränkt. Hier wurden bisher die Inhalte in dem PIM-System mediando gepflegt und über einen Datenexport in den automatisierten Publishing-Prozess über InBetween in das Print-Layout ausgeleitet. Parallel wurden über diverse Dienstleiter 10 Bedienhandbücher für diverse Steuersoftware-Produkte manuell erstellt.

Der historisch gewachsene Prozess der Publikationserstellung sollte für die Produktion 2019 harmonisiert und über alle Publikationen zentral verwaltet werden. Buhl beauftragte daraufhin zu Beginn des Jahres die P7 mit der Evaluierung einer Softwarelösung, die eine zentrale Content-Verwaltung für alle Publikationen ermöglicht und perspektivisch den Content auch medienübergreifend verfügbar stellen kann. Speziell bei den Handbüchern gibt es publikationsübergreifende Inhalte, die sinnvollerweise auch zentral und nicht redundant bearbeitet werden sollten.  


Der Evaluierungsprozess

Der Evaluierungsprozess führte nach einem umfangreichen Systemabgleich auf das niederländische Redaktionssystem WoodWing Enterprise. WoodWing ist eine Multichannel-Publishing-Plattform, die mit Adobe InDesign, Adobe InCopy und anderen Branchenstandards wie Microsoft Word oder Excel nahtlos zusammenarbeitet. Das System bietet die Flexibilität und Leistungsfähigkeit, die von modernen, komplexen Produktionsbedingungen gefordert wird. WoodWing Enterprise verfügt über eine moderne Systemarchitektur, leitungsstarke Datenbanken und eine hohe Anpassungsfähigkeit. Zudem gewährt das Redaktionssystem flexible Workflows und eine ausgesprochene Investitions- und Zukunftssicherheit. In WoodWing werden Texte und Bilder unabhängig vom Ausgabekanal verwaltet und können so für das jeweilige Medium individuell zusammengestellt werden, ohne die Texte mehrfach pflegen zu müssen. Der Freigabeprozess von Woodwing bietet zusätzlich die Möglichkeit sehr flexibel und nachhaltig im Korrekturprozess zu agieren. Mit der Implementierung eines InDesign-Servers oder des HTML-Editors können die Autoren und Redakteure ihre jeweiligen Änderungen auch direkt sehen.

  


Umsetzung – Prozess und Produktion

Parallel zum Struktur- und Layoutkonzept wurde das System implementiert und speziell auf die im Vorfeld erarbeiteten BUHL-Workflows angepasst.

  

Im nächsten Schritt wurde der Content der bestehenden Publikationen aufgrund des neuen Struktur- und Layoutprozesses überarbeitet und für die Überführung nach WoodWing vorbereitet. Nach erfolgter Freigabe der Überarbeitung wurden die Inhalte nach WoodWing überführt. Über den Editor konnte dann die redaktionelle Überarbeitung der Publikationen erfolgen.

 

Mit der Übernahme der InDesign-Inhalte wurden auch die Variablen definiert, die  publikationsübergreifenden Content auszeichnen. Nach Freigabe der Inhalte und Zuweisung an Umsetzung durch das Layout übernahm die P7 das typografische Finishing sowie das Erstellen der druckreifen Datei. Hierzu waren aber aufgrund der Vorbereitung keine größeren Aufwände erforderlich, sodass nach Freigabe der Inhalte innerhalb eines Werktages die Publikation mit einem Seitenumfang von 350 Seiten fertiggestellt war.


Kundenstimme

Seit über 7 Jahren betreut uns das P7-Team sehr erfolgreich bei der jährlichen Produktion unserer Steuerratgeber und Software-Handbücher. Da lag es für uns nahe, den nächsten Schritt einer neuen Systemumgebung auch mit dem Projektteam zu gehen. Heute nach der Umstellung sind wir in der Lage, deutlich effizienter und qualitativ hochwertiger den Redaktionsprozess zu steuern und in die Publikationserstellung zu kommen.

 

 

Die Besonderheiten des Projekts

  • Zentrale Text- und Bildverwaltung
  • Nutzung von Inhalten über verschiedene Publikationen hinweg
  • Nachhaltiger Freigabeprozess
  • Transparenter Workflow
  • Gemeinsames, ortsunabhängiges Arbeiten über eine Web-Applikation

Stefan Haubrich, XXX